De 6 belangrijkste redenen waarom budgettering in Excel achterhaald is
Uit een onderzoek van het accountants- en belastingadviesbureau WeiserMazars blijkt dat 87% van de CFO's voor hun financiële planning op Excel vertrouwt. Uit een andere enquête van Centage Corporation blijkt dat bijna 90% van de CFO's voor hun budgetteringsproces nog steeds Excel gebruikt. Dit ondanks dat bijna de helft zei dat ze betere software voor financiële prognoses nodig hadden. Waarom vertrouwen de meeste bedrijven dan nog steeds op Excel en wat zijn de beperkingen van het programma?
In deze blogpost lees je waarom het lastig is om in Excel te budgetteren en wat de voordelen zijn van het gebruik van budget- en planningsoftware, zoals LucaNet.
Wat is een budget?
Een budget is een plan waarin staat hoe je denkt je geld te gaan uitgeven. Met dit plan kun je van tevoren bepalen of je over voldoende middelen beschikt voor toekomstige investeringen. Wanneer je niet genoeg geld hebt, moet er een budget worden gemaakt om je te helpen je uitgaven te plannen en prioriteiten te stellen, zodat je middelen kunt reserveren voor zaken die voor jou het belangrijkst zijn.
Voordat we de obstakels van het Excel-budgetteren bespreken, is het belangrijk te begrijpen waarom bedrijven voor hun budgettering en forecasting nog steeds op Microsoft Excel vertrouwen. Hier volgen enkele redenen:
Excel is bijna overal beschikbaar
Elke organisatie, ongeacht de omvang, heeft Microsoft Excel tot haar beschikking. Het is gemakkelijk om de verschillende leden van jouw team en alle belanghebbenden bij het budgetteringsproces te betrekken, zonder dat daarvoor extra onboarding of licenties nodig zijn.
Excel is vertrouwd
Doordat Excel gemakkelijk toegankelijk is, zijn de meeste gebruikers vertrouwd met de interface van Excel. Ze zijn misschien geen experts, maar weten wel hoe ze snel door het programma moeten navigeren. Hierdoor hoeven medewerkers niet in het gebruik van Excel te worden getraind.
Welke uitdagingen brengt het gebruik van Excel voor de budget-planning met zich mee?
Er zijn tal van redenen waarom bedrijven minder afhankelijk zouden moeten zijn van Excel. Dit zijn de belangrijkste uitdagingen:
- Het is sterk afhankelijk van de maker: Excel-spreadsheets zijn meestal afhankelijk van één persoon die de begroting samenstelt en deze elk jaar bijwerkt. De meeste problemen met Excel vloeien voort uit het feit dat er een gebrek aan kennisoverdracht is wanneer de persoon die de spreadsheet heeft gemaakt het bedrijf verlaat.
- Tijdrovend: het wijzigen en corrigeren van Excel-spreadsheets neemt veel tijd in beslag.
- Grote en gekoppelde bestanden zijn moeilijk te beheren, lopen geregeld vast en zitten vol potentiële fouten. Een veelvoorkomend probleem bij het gebruik van Excel zijn de fouten in de gegevens en gekoppelde bestanden die uit verschillende SharePoint/bronnen afkomstig zijn.
- Eén gebruiker tegelijk: het is lastig om meerdere gebruikers tegelijk gegevens te laten invoeren en analyseren. Het bestand wordt vatbaarder voor fouten wanneer meerdere gebruikers tegelijk de gegevens bewerken en er toegang toe hebben.
- Gegevensbeveiliging: het is moeilijk te controleren hoe financiële gegevens worden ingevoerd, geformatteerd, opgeslagen en beveiligd. Daarnaast zijn er enkele problemen met het maken van back-ups.
- Integratie van bronsystemen: Excel sluit niet naadloos aan op de brongegevens van ERP-systemen (zoals SAGE, SAP, Xero, enz.). In de meeste gevallen moeten de gegevens naar een bepaalde indeling worden omgezet voordat ze kunnen worden geïmporteerd, waardoor menselijke fouten ontstaan.
Het budgetproces transformeren door afstand te nemen van Excel
Onze ervaring leert dat het loskoppelen van het budgetproces van Excel de sleutel is tot een efficiënter en effectiever budgetteringsproces. Het is duidelijk dat Excel enkele uitdagingen met zich meebrengt op het gebied van menselijke fouten, de kwaliteit van de gegevens, gegevensbeveiliging en efficiëntie. Bekijk daarom hieronder de redenen waarom je software voor budgettering en forecasting nodig hebt om je budget- en financiële rapportage uit te voeren.
Voordeel 1: Langetermijnprojecties
Budgetteringsoftware zoals LucaNet kan een bedrijf helpen om haar kosten in de gaten te houden. De software kan langetermijnprognoses geven van de kosten waardoor mogelijke problemen vroeg opgespoord kunnen worden en hiernaar gehandeld kan worden. Software voor budgettering zorgt niet alleen voor transparantie, maar ondersteunt ook managers en kostendragers bij het najagen en doorvoeren van kostenverlagingen op vlakken die binnen hun verantwoordelijkheid vallen.
Voordeel 2: Gegevensintegratie uit verschillende bronnen
Als je software gebruikt die compatibel is met alle bronbestanden, hoef je gegevens niet naar een bepaalde format te converteren voordat je deze importeert. Je kunt gegevens dus rechtstreeks uit de bron importeren en er zo voor zorgen dat de gegevens grondig, nauwkeurig en op tijd zijn.
Voordeel 3: Beperking van fouten
Met software voor financiële planning voer je alle berekeningen automatisch, nauwkeurig en tijdig uit, terwijl met Excel de kans op rekenfouten wordt vergroot.
Software voor budgettering biedt een gebruiksvriendelijk begrotingsproces, waardoor je niet meer afhankelijk bent van omslachtige, foutgevoelige spreadsheets. Er is ook één centrale database, wat betekent dat je er altijd van op aan kan dat de cijfers juist zijn.
Voordeel 4: Gegevensbeveiliging in overeenstemming met ISAE3000
Software voor financiële planning, zoals die van LucaNet, is beheerd, veilig en met een wachtwoord beveiligd/gelinkt met Azure AD. Dankzij deze mogelijkheden kunnen gebruikers vertrouwelijke informatie beschermen tegen toegang door onbevoegd personeel. De meeste software is cloudgebaseerd en biedt aanvullende beveiligingsfuncties. De gegevens zijn dus bestand tegen risico's als brand, overstromingen en kwaadaardige/cyberaanvallen.
Voordeel 5: Efficiëntie, betrouwbaarheid en nauwkeurige informatie
Software voor budgettering en forecasting vereenvoudigt het budgetteringsproces en zorgt ervoor dat de tijd die nodig is om je jaarlijkse begroting en periodieke prognoses op te stellen, aanzienlijk wordt verkort. Daarnaast geeft dit soort software je meer verfijndheid, vertrouwen en betrouwbaarheid. Er is één database, wat betekent dat alle wijzigingen die budgethouders aanbrengen, doorwerken in het hele budget, waardoor je snel en eenvoudig budgetversies kunt genereren.
Samenvatting: Uw budgetplanning transformeren
Het is duidelijk dat software voor financiële planning is ontworpen om het budgetteringsproces te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Op die manier bespaar je veel tijd in vergelijking met het gebruik van Excel. Bedrijven kunnen de uren die vroeger aan handmatige taken werden besteed, gebruiken voor meer inhoudelijke activiteiten. Bedrijven kunnen ook een concurrentievoordeel behalen doordat ze diepere inzichten in hun gegevens krijgen en wendbaarder zijn. Hierdoor kunnen ze reageren op huidige en toekomstige ontwikkelingen in hun bedrijfsvoering. Beveiliging, controlling, betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van financiële gegevens worden sterk verbeterd door het gebruik van software voor budgettering en forecasting.
